Ny afdeling i Jylland
24/06/2019

Rådgivning som gav bonus

Hvor ofte køber man lige et nyt it-system? For de fleste af os bliver det aldrig en rutineopgave. Derfor kan indkøb af it-systemer være en udfordring, når man normalt har sit fokus et andet sted. Derfor er det rart at kunne støtte sig til en ekspert, der har prøvet det før – og som ikke selv skal sælge dig noget. Efter et første utilfredsstillende it-system besluttede Dansk Førstehjælpsråd at tage den sikre vej og hyrede KonsensIT som rådgiver.

Dansk Førstehjælpsråd (DFR) er en forening af de største udbydere af førstehjælpsuddannelser i Danmark. Rådet holder styr på alle udstedte kursusbeviser, kursister, registrerede instruktører og instruktøruddannelser.

Rådet implementerede i 2016 et nyt it-system til at håndtere udstedelse, arkivering og senere validering af førstehjælpsbeviser. Systemet er web-baseret, brugervenligt og egentlig et godt udgangspunkt. Men DFR oplevede allerede på et tidligt tidspunkt, at løsningen var utilstrækkelig og ønskede at udskifte den med en løsning, der i højere grad levede op til Rådets forventninger med hensyn til skalérbarhed, support, samt udviklings- og anvendelsesmuligheder.

For meget fokus på økonomi

“Der var en lang række ting, vi ikke var opmærksomme på, da vi indgik aftalen med vores første leverandør. Det virkede som en god løsning, men måske havde vi for meget fokus på økonomien og stillede os tilfredse med en mundtlig præsentation af, hvordan vores system kunne se ud.

Vi har muligvis fået det it-system, vi har bedt om, men følte efterfølgende, at der var en række ting, der ikke fungerede optimalt, tidsfrister som ikke blev overholdt, og forudsætninger der ikke var tænkt ordentligt ind i aftalen.

Det skyldes delvis, at vi ikke var gode nok til at specificere vores krav helt præcist. Men en del af årsagen ligger også hos leverandøren, der måske havde lovet mere, end de kunne holde. Og vi havde ikke tilstrækkelig erfaring med it-indkøb til at stille de rigtige spørgsmål og krav,” fortæller Thomas E. Pedersen, som er formand for DFR. “Derfor besluttede vi, at når vi igen skulle foretage indkøb af et it-system, var vi nødt til at have hjælp til processen – og hjælpen skulle komme udefra, være helt uvildig og have indgående viden om markedet og erfaring med indkøb af it,” siger Thomas E. Pedersen.

Uvildig it-rådgivning søges

Hvordan finder man sådan en rådgiver? “ Vi kender ikke særlig mange it-rådgivere, så vi søgte faktisk bare på ’uvildig it-rådgivning’ på Google. Så dukkede KonsensIT op sammen med et par andre virksomheder. De virkede troværdige og havde gode referencer, så vi valgte at tage et møde med dem.

“Vi havde med det samme tillid til, at de vidste, hvad de havde med at gøre. De har den viden om markedet og erfaring med kravspecifikationer, som vi ikke selv har.Vi besluttede derfor, at der var basis for et samarbejde,” siger Thomas E. Pedersen.

Da KonsensIT kom på banen, udfordrede de som noget af det første DFR til at tænke over en lang række ting. Der blev kigget indgående på organisationens behov og defineret præcis hvilke krav, der skulle stilles til en fremtidig leverandør.

Viden gav økonomisk gevinst

KonsensITs viden og erfaring har betydet, at DFR ikke alene har kunne have en helt klar kravspecifikation. Det betød også, at der blev inviteret nye virksomheder til at deltage i udbuddet, som DFR ikke selv have tænkt på. Virksomheder som passede til opgaven, både hvad angik pris og kompetencer, men også virksomheder som KonsensIT via deres viden om markedet kunne stå inde for, fordi de kendte til deres historik og referencer.

“KonsensITs erfaring med it-kontrakter gav os faktisk mulighed for at forhandle en reduktion i prisen. Vi følte os trygge og vidste, at når KonsensIT havde læst aftalen igennem, kunne vi roligt skrive under på den. Deres viden om udformningen af it-aftaler betød, at de kunne sætte fingeren på ting og få dem ændret, inden vi indgik aftalen – ting som vi helt sikkert ikke selv ville havde bemærket.

Vi har lært utrolig meget af KonsensITs strukturede tilgang til processen,” siger Thomas E. Pedersen.

Læs hele kundecasen med Dansk Førstehjælpsråd her