Lyngby-Taarbæk har styr på it-sikkerheden

It-chef Mikkel Arp – Lyngby Taarbæk Kommune

Lyngby-Taarbæk Kommune skulle i begyndelsen af 2016 til at implementere en ny netværksløsning, som skulle binde alle kommunens 107 skoler, institutioner og andre lokationer sammen via kommunens egen fiber-infrastruktur. Kommunen ønskede selv at stå for driften af løsningen, da det giver større fleksibilitet, og man råder over kompetente it-kompetencer internt i kommunen. Mikkel Arp, som er it-chef i kommunen, ville egentlig helst undgå at sende entreprisen i udbud, da det ofte er forbundet med et stort arbejde for kommunens folk. ”Ofte ender man med at få klager efterfølgende fra udbydere, der føler sig uretfærdigt behandlet, og som vil gøre indsigelser mod købsbeslutningen,” siger Mikkel Arp.

Placering af ansvaret er vigtigt

Den nærliggende løsning var derfor, at lade kommunens interne it-medarbejdere selv håndtere processen og købe ind hos de leverandører, de plejer. ”Vi har tidligere benyttet KonsensIT som leverandør og rådgiver og har gode erfaringer med samarbejdet. Derfor var vi naturligvis lydhøre, da de fortalte os, hvordan et udbud kunne udarbejdes, så processen forløb problemfrit. De lagde desuden vægt på, hvor mange penge, der kunne spares ved at lade én leverandør få hele entreprisen.

Det ekstra arbejde, man lægger i at finde én leverandør i udbudsfasen, kan ofte vise sig at være godt givet ud, fordi ansvaret efterfølgende kan placeres ét sted, og man som kunde ikke ender som kastbold mellem flere leverandører, hvis der opstår problemer.

Takket være KonsensIT’s indgående viden om udbud, blev der faktisk ikke noget ekstra arbejde for os,” fortæller Mikkel. ”KonsensIT sikrede, at udbudsmaterialet blev udarbejdet, så det stod helt klart, hvad kommunens behov var, og hvordan tilbuddene ønskedes udformet.

Samtidig blev det beskrevet meget udførligt, hvordan de indkomne tilbud ville blive vurderet, så der var fuld gennemsigtighed for tilbudsgiverne. Risikoen for, at nogen efterfølgende skulle føle sig uretfærdigt behandlet, blev dermed minimeret”.

Jo mere detaljeret udbud, jo bedre pris

Da udbudsmaterialet blev offentliggjort, havde det været gennem hænderne på både KonsensIT, som fageksperterne der med stor it- og netværkserfaring kunne sikre, at kommunens behov ikke bare blev dækket men også fremtidssikret, samt at kravene til leverandørerne blev så udførligt og korrekt formuleret, at der ikke kunne opstå tvivlsspørgsmål. Desuden havde kommunens juridiske afdeling gennemarbejdet udbudsmaterialet, så eventuelle uklarheder og formuleringer, der kunne føre til tvister, var ryddet af vejen.

Det betød, at leverandørerne havde lettere ved at udarbejde deres tilbud, følte at der var fuld gennemsigtighed med hensyn til krav og specifikationer og udvælgelses-proces, og – måske vigtigst af alt – bedre kunne tillade sig at give en skarp pris, da de ikke behøvede at tage forbehold for eventuelle uklarheder og udeladelser.

For Lyngby-Taarbæk kommune betød det til gengæld, at man fik en række kvalificerede tilbud, der var lette at sammenligne, fordi de var udarbejdet, så de passede til de kravspecifikationer, udbuddet definerede.

Download PDF af kundecase på Lyngby Taarbæk Kommune